ARCHIVOS ELECTRÓNICOS

En ambos artículos, tanto en el de Zapata como en el de Peis Redondo, se presenta el problema que supone el cambio de un archivo tradicional a un archivo electrónico. Sin embargo lo hacen con matices distintos, mientras que Zapata se dedica a enumerar las desventajas y problemas que el documento electrónico plante, como la falta e control, perdida de información, falta de control de los documentos debido a que la libre circulación de la información no se ajusta a las regas....Peis Redondo se dedica a describir las causas y efectos de la aparicion de este nuevo tipo de documentos, recalcando la necesidad de implicación del profesional del archivo en la gestion de los documentos.

La nueva concepción de archivo electrónico es entendido como unos contenidos almacenado y gestionados mediante un ordenador, lo que conlleva la modificación de conceptos tales como la serie, subserie y expediente, al estar los documentos electrónicos compuestos por una serie de meta datos que los relacional con otros documentos.
Algunos de los problemas que presentan estos archivos electrónicos son:

• la custodia de los archivos, para unos la custodia debe estar en las oficinas o instituciones que los generan y para otros en el propio archivo una vez se consideren "inactivos". Los ordenadores personales de los empleados en las organizaciones han traído consigo una gran perdida de información debido al incremento exponencial de documentos y la ausencia e políticas documentales para la preservación de los documentos.
  
• La conservación de la documentación, considero que la digitalización de los fondos es la forma mas segura de conservarlos y además nos permite acceder a ellos sin la necesidad de desplazarnos físicamente al archivo en el que estos se encuentren depositados. Tal y como indica Alberto Zapata seria necesario crear una políticas general que garantice la integridad de los documentos de manera que si se produjera algún desastre con los equipos que almacenan la información estos pudieran ser recuperados y así se preserve la memoria de la humanidad.