Monday, November 06, 2006

ARCHIVOS ELECTRÓNICOS

En ambos artículos, tanto en el de Zapata como en el de Peis Redondo, se presenta el problema que supone el cambio de un archivo tradicional a un archivo electrónico. Sin embargo lo hacen con matices distintos, mientras que Zapata se dedica a enumerar las desventajas y problemas que el documento electrónico plante, como la falta e control, perdida de información, falta de control de los documentos debido a que la libre circulación de la información no se ajusta a las regas....Peis Redondo se dedica a describir las causas y efectos de la aparicion de este nuevo tipo de documentos, recalcando la necesidad de implicación del profesional del archivo en la gestion de los documentos.

La nueva concepción de archivo electrónico es entendido como unos contenidos almacenado y gestionados mediante un ordenador, lo que conlleva la modificación de conceptos tales como la serie, subserie y expediente, al estar los documentos electrónicos compuestos por una serie de meta datos que los relacional con otros documentos.
Algunos de los problemas que presentan estos archivos electrónicos son:

  • la custodia de los archivos, para unos la custodia debe estar en las oficinas o instituciones que los generan y para otros en el propio archivo una vez se consideren "inactivos". Los ordenadores personales de los empleados en las organizaciones han traído consigo una gran perdida de información debido al incremento exponencial de documentos y la ausencia e políticas documentales para la preservación de los documentos.
  • La conservación de la documentación, considero que la digitalización de los fondos es la forma mas segura de conservarlos y además nos permite acceder a ellos sin la necesidad de desplazarnos físicamente al archivo en el que estos se encuentren depositados. Tal y como indica Alberto Zapata seria necesario crear una políticas general que garantice la integridad de los documentos de manera que si se produjera algún desastre con los equipos que almacenan la información estos pudieran ser recuperados y así se preserve la memoria de la humanidad.

Thursday, November 02, 2006

Archivos Municipales

ARCHIVOS ESPAÑOLES

ARCHIVO MUNICIPAL DE LA VILLA DE MADRID
1. ¿Tienen fondos históricos accesibles por la red?
No es posible acceder a los fondos históricos mediante la red.
Este archivo aporta informacion sobre los diferentes archivos que existen en la ciudad como son el ; Archivo del Palacio Real, Archivo Historico Nacional...Pero los archivos que dependen del Ayuntamiento, excepto el Archivo Histórico de Protocolos de Madrid, no se encuentran disponibles en red.
Sin embargo, el Archivo Histórico de Protocolos a pesar de estar disponible en red sólo ofrece una descripcion de sus fondos.
2. ¿ Cumplen normas para describir fondos?
En la página del archivo no se especifica que norma utiliza el archivo para describir sus fondos pero sí que posee unos instrumentos de descripción como : inventarios (tanto generales como especiales por secciones) , índices de planos, de pueblos anexionados, geográficos y de asuntos.
3. ¿Se puede acceder a documentos en trámite telemático?
Se encuentran disponibles los boletínes del Ayuntamiento de Madrid, contiene la normativa correspondiente y por ello se trata del documento normativo principal a la hora de presentar solicitudes. Es posible descargar una gran variedad de impresos, lo cuan no es más que un trámite para poder llevarlos rellenados desde tu casa y no tener que rellenarlos allí, debido a que esto no te libra de tener que entregarlos en mano en el propio Ayuntamiento.
Eciste un apartado para la realizacion de algunos trámites online, como el pago de impuestos, multas... pero para todos ellos es necesario poseer una firma digital que es expedida por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
Por ello solo es posible la descarga de documentos con caracter administrativo y no se pueden realizar otros trámites que podráin ser de interés para el ciudadano

ARCHIVO MUNICIPAL DE BARCELONA

Se trata de una página que te permite realizar búsquedas de una forma rápida y bastante sencilla, en la que en principio no vas a tener demasiados problemas a la hora de localizar la información que necesitas. Tiene una gran ventaja que es la posibilidad de elegir entre varios idiomas, lo que la hace más accesible.
1. ¿ Tiene fondos históricos accesibles por la red?
En este archivo si existe fondo histórico accesible por la red, posee varias bases de datos asi como varios catálogos de fondo histórico a los que es posible acceder por red.
Una parte de lso documentos del archivo municipal han sido microfilmados por el Ayuntamiento y una parte del registor civil lo ha microfilmado la Sociedad Genealogica de Utha.
2. ¿Cumple normas para describir fondos?
No se especifica la norma de descripciçon que sigue el archivo, pero sí especifica una serie de normativa interna para el correcto funcionamiento de la misma
3. ¿Se puede acceder a documentos en trámite telemático?
Es posible la consulta de como realizar diferentes tramites y en muchos casos es posible realizar solicitudes a través de Internet pero como ocurria con el de Madrid para realizar los trámites sigue siendo necesario que te desplacezes hasta allí, aunque si es verdad que en este archivo te dan más informacion de los pasos a seguir y la documentación necesaria para que tengas pocos problemas a la hora de realizarlos
ARCHIVO DE GERONA
Tiene un fácil acceso a sus fondos así como a todos los recursos de los que dispone.
1. ¿Tiene fondos históricos accesibles por la red?
Es posible el acceso a la consulta de los fondos asi como la búsqueda de documentos, fotografías, planos, documentaciones sonoras... También es posible el acceso a la biblioteca y a la Hemeroteca del archivo, ademas es posible ver exposiciones virtuales. A pesar de esto, para poder ver los documentos es necesario ir al archivo, lo unico que se puede hacer es rellenar un formulario para pedirle documentos a los responsables del Archivo.
2. ¿Cumple normas para describir fondos?
Los fondos de este Archivo Municipal están descritos mediante las normas ISAD-G.
3. ¿Se puede acceder a documentos en trámite telemático?
Es posible el acceso a una sección de gestiones y trámites en donde se pueden realizar algunos trámites vía web aunque para poder llevarlos a cabo es necesaria la obtención de un pin. Debido a que no me he registrado, no se si se pueden realizar los trámites o solo se pueden consultar estos y sacar algún formulario para su posterior entrega en el propio Ayuntammiento.
ARCHIVO MUNICIPAL DE ARGANDA DEL REY
1. ¿Tiene fondos históricos accesibles por la red?
Este archivo si posee fondos históricos accesibles mediante la red, y en algunos casos los documentos se encuentran digitalizados para su fácil acceso a través de la red. Ahora mismo se encuentra llevando a cabo el proceso de digitalizacion por lo que algunos documentos solo se encuentran descritos mientras que otros incluyen la imagen del original. También se están digitalizando fotos, vídeos y grabaciones sonoras.
2. ¿Cumple normas para describir fondos?
La descripción de sus fondos se realiza siguiendo las normas Internacionales de descripción archivística (ISAD) recurriendo a registro de autoridades o encabezamientos autorizados en los campos de Materias, Personas y Lugares.
3. ¿Se puede acceder a documentos en trámite telemático?
Existe un apartado denominado, modelo de instancias, en el que es posible obtener los impresos para todos tipo de certificaciones, sin embargo, no es posible su tramitación vía telemática.
Las unicas trámitaciones que es posible hacer vía telemática son las del pago de tributos de dos maneras distintas :
- teniendo una cuenta en la entidad y con una clave que nos facilitaran en la propia oficina
- mediante unos números de identificacion que contiene el recibo que nos envía el Ayuntamiento.